V dynamickom pracovnom prostredí je pre úspešné riadenie tímu kľúčové nielen prideliť prácu, ale najmä ju definovať, sledovať a vyhodnocovať. SMART plánovanie - teda zadávanie úloh, ktoré sú špecifické, merateľné, dosiahnuteľné, relevantné a časovo ohraničené - poskytuje pevný rámec na efektívne dosahovanie firemných cieľov. CRM Mango tento proces výrazne zjednodušuje - vďaka modulom ako sú úlohy, projekty, upozornenia a reporting.
SPECIFIC - špecifické - jasne zadefinovaná úloha
Pri tvorbe úlohy v module Úlohy v CRM Mango môžete detailne popísať, čo presne sa má urobiť - od rozsahu, zodpovednosti, cez termíny, prílohy až prípadne pod-úlohy a komentáre kolegov.
Tip od nás: Stavte na precízny názov. (napríklad: Zaktualizovať cenník produktov do 30. mája 2026). Takto presne špecifikovaný názov zabraňuje nejasnostiam a skracuje čas na objasnenie.
MEASURABLE - merateľné - ako zistíte, že je to hotové?
CRM Mango umožňuje označiť úlohu ako dokončenú, sledovať progres alebo prioritu úlohy. Rovnako viete stanoviť plánovaný termín dokončenia a odsledovať či úloha bola splnená do požadovaného termínu. Pomocou filtrov, ktoré CRM Mango ponúka si viete vytvoriť report firiem s vašimi úlohami, ktoré nie sú dokončené, pred termínom dokončenia, ktoré sú po termíne dokončenia, ktoré sú reportované vami alebo ktoré boli reportované vám. Rýchly a šikovný prehľad behom pár minút.
ACHIEVABLE - dosiahnuteľné - delegujte a nastavte reálne očakávania
Sledovanie vyťaženosti tímu nám vie prezradiť, kto má veľa úloh s blízkymi termínmi dokončenia. Vieme tieto úlohy efektívnejšie preradiť, delegovať na iné osoby. Na časovej osi si vieme zároveň pozrieť, či sa priradeným úlohám človek skutočne venuje alebo sa len tvári, že nestíha. Môžeme z úloh vytvoriť čiastkové úlohy a delegovať ich na širší okruh ľudí.
RELEVANT - relevantné - súvis s cieľmi firmy
Každú úlohu viete priradiť k firme, ku konkrétnemu obchodu, vytvoriť z úlohy aktivitu. Management si vie vždy nájsť pod konkrétnym obchodom (zákazníkom), aké úlohy boli vytvorené a či boli splnené. Všetky tieto úlohy by mali byť smerované k obchodnej stratégii tímu a dosahovaniu firemných KPI.
TIME-BOUND - časovo ohraničené - žiadne nedokončené
CRM Mango umožňuje nastaviť konkrétny termín plnenia úlohy a zasiela denne upozornenia týkajúce sa blížiaceho termínu splnenia úlohy. Automatické pripomienky zabezpečia, že na nič nezabudnete ani keby chcete :).
KĽÚČOVÉ ATRIBÚTY CRM MANGO NA SMART PLÁNOVANIE - popis a prepojenie na SMART
1. Úlohy
Plný popis úlohy, prílohy, komentáre, delegácia - slúži ako základné prostredie SMART úloh.
2. Notifikácie k úlohám
E-mailové upozornenia pri zmene atribútov, priradení, termínov alebo komentároch - zaručená včasnosť a prehľadnosť.
3. Denné upozornenia
Automatické ranné pripomenutia zadaných a nadchádzajúcich úloh.
4. Kalendár a plánovač
Drag-and-drop plánovanie úloh do tímového alebo individuálneho kalendára - ideálne pre nastavenie reálnych časových termínov.
5. Reporting a vyťaženosť
Sledovanie časovej osi, aktivít užívateľov, časového rozloženia - vhodné pri plánovaní dosiahnuteľnosti úloh.
Prípadová ukážka z praxe
Firma s 5-členným servisným tímom založila projekt - úlohu : "letná údržba 2025". Rozdelili úlohy medzi tím podľa regiónov, konkrétne osoby mali nastavené SMART úlohy - "dokončiť prehliadku 20 objektov do 31.08.2025".
- Včasné notifikácie zabezpečili, že nikto na svoje úlohy nezabudol.
- Vyťaženosť a práca boli prostredníctvom aktivít zaznamenané v prehľadnej časovej osi, takže manažment vedel, ako tím postupuje.
- Po ukončení projektu manažment vedel vyhodnotiť, že 90 % úloh bolo dokončených v rámci letnej údržby v termíne. Zvyšok nebol dokončený včas pre väčšiu vyťaženosť niektorých členov tímu. Lepšou redistribúciou úloh v ďalšom projekte sa docielilo vyššie percento úspešnosti projektu, menšie preťaženie tímu a vyššia spokojnosť.
Stratégia k plneniu cieľov
SMART plánovanie v kombinácii s CRM Mango zabezpečuje jasnosť, dôslednosť a sledovateľnosť, presne to, čo efektívny manažér potrebuje. Vďaka integrovaným modulom ide o živý a dynamický systém, nie o statické tabuľky. Automatické notifikácie a pravidelný reporting šetria čas a eliminujú mieru chybovosti.
Tip od nás na záver: Začnite jednou pilotnou SMART úlohou, sledujte výsledky a postupne implementujte princípy do celého tímu - výsledky sa dostavia rýchlejšie než si myslíte.
